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Perché è tanto importante stabilire delle giuste priorità?

Ti sei accorta di quanto sia molto facile compilare una lista di cose da fare – la cosiddetta To do list -e di quanto sia invece difficile portarla a termine?

Questo a maggior ragione se gran parte del nostro lavoro è solo sulle nostre spalle.

Quando siamo nel pieno della crisi occorre fare uso di un metodo per stabilire le giuste priorità

C’è sempre una soluzione efficace per ogni cosa. Ossia acquisire un metodo di lavoro che ci porta a stabilire le priorità fondamentali ed importanti per ognuna di noi.

La cosa più importante da fare è che, una volta stabilite le priorità, queste vadano messe in agenda. Poi una volta iniziato a lavorare sopra ad una la si deve portare a termine prima di passare alla successiva.

Da cosa si può cominciare?

La prima cosa da fare è compilare una macro lista di tutte le attività mensili che possono essere iniziate e portate a termine o pianificate.

Da questa lista vanno depennate tutte quelle attività che possono essere delegate e fatte fare da qualcun altro e che possono velocizzare il tuo lavoro nel complesso come quelle che possono essere svolte dalla tua assistente virtuale, web master, social media manager o commercialista e così via.

In questo caso mettile tutte in una lista a parte e inseriscile in un progetto condiviso su Google Drive, Trello o altro, ma eliminale dalla tua To do list.

Una volta iniziato occorre stabilire un parametro

Per tutte le altre cose prendi come parametro di misura il concetto di “importante“. Ossia “importante” è uguale a “ogni cosa che comporta una volta fatta il raggiungimento o il mantenimento di un vantaggio a lungo termine. E se non viene fatta causa delle importanti ripercussioni.”

Scarica qui lo schema grafico che ti permette di definire e visualizzare le cose importanti. Come anche cosa può aspettare o essere eliminato.

I quadranti che dovrai riempire sono suddivisi in cose: urgenti, da pianificare, crisi e cestino.

Vediamoli uno ad uno.

  • Urgente: sono le cose da fare al momento e che hanno una scadenza temporale ben precisa. Come i problemi pressanti. I progetti già avviati. Non portare a termine queste attività causa stress, crisi nella gestione del proprio lavoro. Si ha la sensazione di vivere in uno stato d’allarme quasi fossimo dei pompieri.
  • Pianificazione: qui rientra la pianificazione di nuovi progetti o prodotti. Tutto ciò che può essere pianificato. Anche come fare crescere i propri numeri, le nuove opportunità, il rinnovamento. Il risultato che otteniamo portando a termine queste attività è l’avvicinamento alla nostra visione, prospettiva, equilibrio, disciplina, controllo e poche crisi di lavoro.
  • Crisi: qui rientrano le interruzioni. alcune telefonate, email, riunioni o meeting, messaggistica e notifiche. Se focalizziamo gran parte del nostro tempo su queste attività rischiamo di lavorare su obiettivi dalla scadenza molto breve. Causiamo una crisi di gestione del nostro lavoro. Diventiamo incostanti e finiamo col sentirci impotenti.
  • Cestino: sempre alcune email o telefonate. Lo scrollo sui social, perdite di tempo, situazioni banali, cattive abitudini ed eccessi. Il risultato che otteniamo portando sempre avanti attività di questo tipo è di una totale irresponsabilità e il dipendere da altri.

Stabilite le priorità occorre imparare ad organizzare le giornate

Una volta stabilito l’ordine di importanza delle giuste priorità è necessario finalmente preparare una To do list giornaliera.

Per dare importanza e tempo giusto alle prime due categorie di attività devi togliere tempo dalle ultime due.

In ordine di importanza stabilisci 6 grandi sassi di cose da fare durante la giornata.

Mettendo i più importanti e fondamentali nelle prime ore in cui siamo più produttive. 6 e solo 6. In modo tale che una volta fatto avrai avuto la sensazione di aver realizzato grandi cose e allo stesso tempo di non sentirti in sovraccarico.

Se sei in crisi riduci i 6 a 3 e organizzali in questo modo: se posso fare una cosa soltanto, quale faccio? Poi passa a 2 e poi a 3. Questo però solo in caso di crisi ed emergenza.

Usa a tuo favore la regola di Pareto

Secondo il principio di Pareto l’80% dei nostri risultati è l’effetto di un 20% di cause. Questo vuol dire che l’80% del risultato del tuo lavoro è dovuto soltanto al 20% delle cose che fai.

Questo 20% fa la differenza.

Quello che devi fare è capire cosa corrisponde a quel 20%. Quali azioni? Quali compiti che riesci a portare a termine?

Una volta che lo hai capito inserisci nella tua giornata sempre quel 20% di attività.

In conclusione quello che devi fare è:

  • Preparare una maxi To do list delle cose da fare.
  • Organizzare le attività secondo un ordine di importanza.
  • Organizzare le tue giornate mettendoci dentro 6 grandi sassi.
  • Sfruttare la regola di Pareto.

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