Sai cosa è ed hai un tuo flusso di lavoro?

Se dovessimo ogni giorno muoverci a vista nel nostro lavoro rispondendo alle urgenze e alle cose da fare che sono in continuo mutamento ne verremmo senz’altro sopraffatte. Riceviamo ogni giorno input differenti.

Cosa possiamo fare per non cadere nel caos?

E’ importante cercare di avere un controllo del nostro flusso di lavoro attraverso buone pratiche ed un’organizzazione di base, che sia utile alla nostra produttività e alle nostre performance e per portarci a casa gli obiettivi desiderati.

Per poter capire possiamo usare una similitudine

E’ un pò quello che accade una sera se tornate a casa e vi trovate a dover organizzare una cena per amici e trovate il caos.

Cosa fate?

Probabilmente partite da un’attenta analisi della situazione cercando di capire cosa è a posto e cosa va conservato  ( raccolta dati ).

Poi decidete magari cosa va tenuto e cosa cestinato nel secchio della pattumiera ( chiarire ).

Dopo mettete in ordine: i piatti nel lavabo, le posate nei cassetti, la roba da mettere in frigo ( organizzare ).

Poi andate in internet a cercare la ricetta più gustosa e veloce per la serata (riflettere ).

Infine dopo aver visto se avete l’attrezzatura e gli ingredienti giusti vi mettete davanti ai fornelli ( agire ).

Ne risultano cinque fasi:

  1. La raccolta dati – l’osservazione di tutte le cose che richiedono la nostra attenzione.

2. Organizzare – mettere in ordine i risultati della nostra raccolta.

3. Chiarire – capire cosa fare dei dati raccolti.

4. Riflettere o monitorare – ossia revisionare

5. Agire

Analizzandole poi una ad una possiamo poi vedere gli eventuali blocchi che si possono trovare strada facendo in quello che è il nostro flusso di lavoro.

  • Nella raccolta dati è necessario mettere su carta tutti i dati che riguardano il progetto di lavoro. Come ad esempio quelle questioni sospese che finiscono con l’essere un peso e alimentando il peso della nostra mente. Occorre stabilire dei compiti concreti del come le cose dovrebbero essere alla fine. La raccolta è importante perché poi si passerà all’analisi e si deciderà al riguardo cosa fare.

Si possono usare  oltre alla carta e penna  anche dei supporti per la raccolta dei dati come computer, tablet, smartphone.

Mettere questi dati fuori da quella che è la nostra mente è importante. La nostra mente conscia processa pochi dati per volta, mentre le questioni sospese albergano dentro diventando un peso.

E’ utile avere carta e penna o strumenti tecnologici per mano e che siano pochi. Fondamentale poi vedremo è una revisione di questi dati.

  • Chiarire. Qui è importante esaminare ogni elemento per volta e domandarsi è utile o meno. Dopo di che chiedersi se è attuabile. A questa domanda ci sono due opzioni: Si e No.

Se la risposta è No ci sono tre possibilità: eliminare, spostare nel futuro, archiviare. Nel secondo caso si può mettere in calendario, nel terzo in un’archivio con materiale di consultazione.

Se la risposta è Si si decide se farla, delegarla o rinviarla.

  • Organizzare. Stabilita che la data cosa è attuabile come un progetto per esempio occorre definire l’obiettivo primario o target e successivamente gli obiettivi secondari ossia gli scalini intermedi. Vale a dire cosa è necessario per raggiungere l’obiettivo target. Occorre ed è importante dare una scadenza con un tempo ben preciso per poter mettere tutto in agenda.Al riguardo fondamentale è chiedersi se si hanno gli strumenti, abilità e competenze giuste per ogni passo.
  • Monitorare. Necessaria è una revisione giornaliera e settimanale del proprio calendario e dei propri appunti per poter monitorare e porre dei correttivi.
  • Azione. Passare dal pensiero all’azione attraverso la decisione.

Personalmente ho un modello che utilizzo per passare all’azione secondo quattro criteri. Vediamoli uno ad uno:

  1. Contesto. Alcune azioni necessitano di un luogo specifico.

2. Tempo. Secondo quello che necessita o abbiamo a disposizione.

3. Energia. Quanta energia ho?Il mio bioritmo è più attivo in alcune ore della giornata rispetto ad altre.

4. Priorità. Dati contesto, tempo, energia quale azione è più utile?

Quali possono essere i blocchi che possiamo incontrare in tutto ciò e nel nostro flusso di lavoro?

Il blocco più comune è che alcune persone decidono ma non organizzano, navigando così a vista nella vita come nel lavoro.

Altre invece hanno sistemi di raccolta ma non fanno una revisione o un aggiornamento.

Alcune non passano all’azione.

Quale è il tuo flusso di lavoro? Ne hai uno? Raccontalo nei commenti!

Se la risposta è no puoi cominciare dalla lettura di questo articolo e se vuoi lavorare alla grande prenota ora una sessione gratuita di trenta minuti per fare un check e capire cosa possiamo fare assieme per aiutarti ad ottenere molto di più dal tuo lavoro andando semplicemente qui!

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