Se dovessimo ogni giorno muoverci a vista nel nostro lavoro rispondendo alle urgenze e alle cose da fare in continuo mutamento e al contempo ricevendo input differenti ne saremmo senz’altro sopraffatte.

E’ importante avere un controllo del nostro flusso di lavoro attraverso buone pratiche ed un’organizzazione di base utile alla nostra produttività e alle nostre performance.

E’ un pò quello che accade una sera se tornate a casa e dovete organizzare una cena per amici e trovate il caos. Cosa fate? Probabilmente partite da un’attenta analisi della situazione cercando di capire cosa è a posto e cosa va conservato  ( raccolta dati ); poi decidete magari cosa va tenuto e cosa cestinato nel secchio della pattumiera ( chiarire ); poi mettete in ordine, i piatti nel lavabo, le posate nei cassetti, la roba da mettere in frigo ( organizzare ), poi andate in internet a cercare la ricetta più gustosa e veloce per la serata ( riflettere ); infine dopo aver visto se avete l’attrezzatura e gli ingredienti giusti vi mettete davanti ai fornelli ( agire ).

Ne risultano cinque fasi:

  1. La raccolta dati – l’osservazione di tutte le cose che richiedono la nostra attenzione.

2. Organizzare – mettere in ordine i risultati della nostra raccolta.

3. Chiarire – capire cosa fare dei dati raccolti.

4. Riflettere o monitorare– ossia revisionare

5. Agire

Andandole a vedere ad una ad una possiamo poi vedere i blocchi che si possono trovare per strada.

  • Nella raccolta dati è necessario mettere su carta tutti i dati che riguardano il progetto di lavoro anche quelle questioni sospese che finiscono con l’essere un peso alimentando la nostra mente. Occorre stabilire dei compiti concreti del come le cose dovrebbero essere. La raccolta è importante perché poi si passerà all’analisi e si deciderà al riguardo.

Si possono usare anche oltre che carta e penna dei supporti per la raccolta come computer, tablet, smartphone. Mettere questi dati al di fuori della propria mente è importante. La nostra mente conscia processa pochi dati per volta, mentre le questioni sospese albergano dentro diventando un peso. E’ utile avere carta e penna o strumenti tecnologici per mano e che siano pochi. Fondamentale poi vedremo è una revisione di questi dati.

  • Chiarire. Qui è importante esaminare ogni elemento per volta e domandarsi è utile o meno. Dopo di che chiedersi se è attuabile. A questa domanda ci sono due opzioni: Si e No.

Se la risposta è No ci sono tre possibilità: eliminare, spostare nel futuro, archiviare. Nel secondo caso si può mettere in calendario, nel terzo in un’archivio con materiale di consultazione.

Se la risposta è Si si decide se farla, delegarla o rinviarla.

  • Organizzare. Stabilita che la data cosa è attuabile come un progetto per esempio occorre definire l’obiettivo primario o target e successivamente gli obiettivi secondari ossia gli scalini intermedi cioè cosa è necessario per raggiungere l’obiettivo target. Occorre ed è importante dare una scadenza con un tempo per mettere tutto in agenda. Importante è chiedersi se si hanno gli strumenti, abilità e competenze giuste per ogni passo.
  • Monitorare. Necessaria è una revisione giornaliera e settimanale del proprio calendario e dei propri appunti per poter monitorare e porre dei correttivi.
  • Azione. Passare dal pensiero all’azione attraverso la decisione.

Personalmente ho un modello che utilizzo per passare all’azione secondo quattro criteri:

  1. Contesto. Alcune azioni necessitano di un luogo specifico.

2. Tempo. Secondo quello che necessita o abbiamo a disposizione.

3. Energia. Quanta energia ho?Il mio bioritmo è più attivo in alcune ore.

4. Priorità. Dati contesto, tempo, energia quale azione è più utile?

Quali possono essere i blocchi che possiamo incontrare in tutto ciò? Alcune persone decidono ma non organizzano navigando a vista. Alcune hanno sistemi di raccolta ma non fanno una revisione o un aggiornamento. Alcune non passano all’azione.

Quale è il tuo flusso di lavoro? Ne hai uno?

Se la risposta è no puoi cominciare da questo e se vuoi lavorare alla grande prenota ora una sessione gratuita per fare un check sul tuo lavoro e capire cosa possiamo fare assieme a info@annapaolamastria.it

P.S. se questo articolo ti è piaciuto leggi i precedenti seguendomi sul mio Blog e fallo conoscere ad un’amica o amico!

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